Käytössä olevan toimitilan saneerauksessa johdetaan kahta kokonaisuutta samanaikaisesti: rakennushanketta ja tilojen arkea. Asiakkaiden on päästävä asioimaan, henkilöstön työskenneltävä ja tavaran liikuttava myös silloin, kun osa kiinteistöstä on työmaana.
Onnistumista ei siksi mitata vain valmistuneiden tilojen laadulla, aikataululla ja rakennuskustannuksilla. Yritykselle olennaista on myös se, miten toiminta sujuu remontin aikana. Kiinteistönomistajan näkökulmasta korostuvat vuokralaisten tarpeet ja tilojen käyttökelpoisuus hankkeen eri vaiheissa.
Toiminnan jatkuvuus kannattaa ottaa suunnittelun lähtökohdaksi jo ennen työmaan käynnistymistä. Ensin selvitetään, mitkä toiminnot voivat joustaa ja mitkä on turvattava. Näiden tietojen pohjalta suunnitellaan vaiheistus, kulkureitit, käyttökatkot ja käyttäjäviestintä.
Aloita toiminnan kriittisistä kohdista
Pelkkä tilaluettelo ei kerro, miten kiinteistöä käytetään. Valmistelussa tarvitaan keskustelua niiden ihmisten kanssa, jotka tuntevat tilojen päivittäisen toiminnan.
Toimistossa keskeisiä tarpeita voivat olla työrauha, kokoustilat ja toimivat tietoliikenneyhteydet. Liiketilassa asiakaskulku, toimitukset ja aukioloajat voivat määrittää työjärjestystä. Muissa kohteissa esimerkiksi laitteiden käyttö, tavaraliikenne tai erityiset tilaolosuhteet voivat rajoittaa toteutusvaihtoehtoja.
Kartoita yhdessä käyttäjien kanssa ainakin:
- tilat ja toiminnot, joita tarvitaan päivittäin
- ajankohdat, jolloin melua tai muita häiriöitä voidaan sallia
- mahdollisuudet väistötiloihin, etätyöhön tai toimintojen siirtämiseen
- tapahtumat, toimitukset ja muut aikataulurajoitteet
- henkilöt, jotka hyväksyvät toimintaan vaikuttavat järjestelyt
Samalla kannattaa erottaa ehdottomat vaatimukset toiveista. Jos jokin toiminto ei siedä lainkaan keskeytystä, sen turvaaminen voi edellyttää varajärjestelyä tai siirtämistä toiseen tilaan.
Tee vaiheistuksesta myös käyttäjälle ymmärrettävä
Rakentamisen kannalta tehokas työjärjestys ei välttämättä ole tilojen käyttäjälle toimivin. Siksi työvaiheita ja tilojen käyttöä on tarkasteltava yhdessä.
Käyttäjä tarvitsee tiedon siitä, milloin oma tila on käytettävissä, mistä sinne kuljetaan ja mitä palveluja on tarjolla. Pelkkä remontin alkamis- ja päättymispäivä ei riitä.
Esimerkiksi kuvitteellisessa toimistokohteessa märkätilojen korjaus voidaan jakaa vaiheisiin, jotta osa wc-tiloista säilyy käytössä. Tämä vaikuttaa työjärjestykseen, suojauksiin, väliaikaisiin järjestelyihin ja kustannuksiin. Vaihtoehtona voi olla yhtenäinen toteutus ja korvaavien tilojen järjestäminen korjauksen ajaksi.
Kumpikaan ratkaisu ei ole automaattisesti parempi. Valinta tehdään kohteen olosuhteiden, käyttäjätarpeiden ja kokonaiskustannusten perusteella.
Suunnittele käyttökatkot ja turvalliset kulkureitit etukäteen
Sähkön, veden, ilmanvaihdon tai tietoliikenneyhteyksien katkot voivat vaikuttaa toimintaan laajemmin kuin yksittäinen työalue. Niiden valmistelu kuuluu hankkeen aikataulutukseen, ei vain työmaan päivittäisiin järjestelyihin.
Jokaisesta suunnitellusta käyttökatkosta on hyvä sopia:
- mihin tiloihin ja toimintoihin katko vaikuttaa
- milloin katko toteutetaan ja kuinka pitkään sen arvioidaan kestävän
- kuka hyväksyy ajankohdan
- mitä valmisteluja käyttäjiltä tarvitaan
- miten toimitaan, jos katko pitkittyy
- kuka vahvistaa järjestelmien olevan jälleen käytettävissä
Myös työmaa-alueiden rajaukset, asiakas- ja henkilöstöreitit sekä tavaraliikenne on sovitettava yhteen. Poistumisreittien ja tarvittavien esteettömien kulkuyhteyksien toimivuus on varmistettava hankkeen eri vaiheissa.
Toiminnan jatkuminen ei saa perustua turvallisuudesta tai terveellisistä käyttöolosuhteista tinkimiseen. Jos melua, pölyä tai muita haittoja ei voida hallita riittävästi, kyseisen tilan käyttöä on rajoitettava tai toiminta siirrettävä muualle.
Vertaa kokonaiskustannuksia, älä vain urakkahintaa
Vaiheittainen saneeraus voi edellyttää useita työalueiden perustamisia, väliaikaisia asennuksia ja tavallista pidempää toteutusaikaa. Yhtenäinen toteutus voi puolestaan olla rakennustyön kannalta tehokkaampi mutta vaatia laajemman käyttökatkon.
Tilaajan kannattaa verrata rakennuskustannusten rinnalla myös:
- väistötilojen ja muuttojen kustannuksia
- henkilöstön työjärjestelyjä
- toimitusten ja asiakaspalvelun muutoksia
- mahdollisia toiminnan keskeytyksiä
- väliaikaisten järjestelyjen ylläpitoa
Kaikkia vaikutuksia ei tarvitse muuttaa näennäisen tarkoiksi euroiksi. Olennaista on tehdä vaihtoehtojen erot ja laskennan oletukset näkyviksi ennen päätöstä.
Tilaajan kannalta edullisin kokonaisuus ei aina ole halvin rakennustekninen ratkaisu. Se on toteutustapa, jossa kustannukset, toiminnan tarpeet, riskit ja laatu ovat tasapainossa.
Sovi käyttäjäviestinnän vastuut
Hyväkään suunnitelma ei auta käyttäjää, jos tieto muutoksista ei tavoita häntä ajoissa.
Viestinnälle kannattaa nimetä vastuuhenkilö ja sopia yhteinen kanava. Kiinteistönomistajan, vuokralaisten, projektinjohdon ja urakoitsijoiden on tiedettävä, kuka kokoaa tiedon ja kuka välittää sen käyttäjille.
Hyvä tiedote vastaa käytännön kysymyksiin: mitä tapahtuu, milloin, missä ja miten se vaikuttaa omaan toimintaan? Siinä kerrotaan myös käytettävä kulkureitti, mahdolliset korvaavat tilat ja yhteyshenkilö.
Epävarmuuksistakin kannattaa viestiä. Jos työvaiheen ajankohta tarkentuu myöhemmin, käyttäjälle kerrotaan, milloin seuraava päivitys annetaan. Käyttäjiltä tarvitaan myös palautetta: toimimaton väliaikaisjärjestely on voitava korjata ennen kuin se aiheuttaa lisää häiriöitä.
Valitse projektinjohto hankkeen olosuhteiden mukaan
Käytössä olevan toimitilan saneeraus edellyttää projektinjohtoa, joka yhdistää käyttäjien tarpeet suunnitteluun, hankintoihin ja työmaan toteutukseen.
Kumppania valittaessa kannattaa kysyä, miten tilojen käyttö vaikuttaisi hankkeen valmisteluun ja johtamiseen. Referensseistä on hyödyllistä selvittää tarjoajan oma rooli sekä se, millaisia toiminnan jatkuvuuteen liittyviä tilanteita kohteessa ratkaistiin.
Catedral Group Oy tarjoaa rakennuttamista ja projektinjohtoa vaativiin korjaus- ja muutostyöhankkeisiin. Toimimme tilaajan strategisena kumppanina ja tuomme suunnitteluun myös käytännön rakentamisen ymmärryksen. Tavoitteemme on hallita hankkeen kokonaiskustannuksia laadusta ja läpinäkyvyydestä tinkimättä.
Suunnitteletko toimitilasaneerausta Uudellamaalla tai muualla Etelä-Suomessa? Kerro meille, mitä tiloissa tehdään, mitä halutaan muuttaa ja milloin uudistettujen tilojen pitäisi olla käytössä. Näistä lähtökohdista voimme aloittaa hankkeen etenemisen ja toiminnan jatkuvuuden arvioinnin.
Tutustu kiinteistönomistajien palveluihimme ja ota yhteyttä Catedral Groupiin.
Jussi Patosalmi, projektinjohto, valvonta, rakennuttaminen
