Korjaushankkeen tarjouspyyntö: näin saat vertailukelpoiset tarjoukset

Korjaushankkeen kumppania ei kannata valita pelkän tuntihinnan tai kokonaispalkkion perusteella. Ensin on tiedettävä, mitä hinnalla saa.

Projektinjohto- ja rakennuttamispalvelujen tarjouksissa voi olla sama palvelunimike, vaikka työn sisältö eroaa olennaisesti. Yhdessä tarjouksessa projektinjohto sisältää aktiivisen hankintojen ohjauksen ja säännölliset kustannusennusteet. Toisessa osa tehtävistä jää erikseen tilattavaksi tai tilaajan hoidettavaksi.

Vertailukelpoiset tarjoukset syntyvät tarjouspyynnöstä, jossa tavoitteet, lähtötiedot, tehtävät, vastuut, aikataulu ja hinnoittelun perusteet on kuvattu riittävän selkeästi. Kun tarjoajat vastaavat samoihin kysymyksiin, kiinteistönomistajan tai taloyhtiön on helpompi arvioida sekä palvelun sisältöä että sen kustannuksia.

1. Kuvaa, mitä hankkeella pitää saavuttaa

Kerro korjattavan rakennusosan lisäksi, miksi hanke tehdään. Julkisivun korjaaminen tai talotekniikan uusiminen kuvaa toimenpidettä, mutta ei vielä kaikkia tilaajan tavoitteita.

Onko tarkoituksena jatkaa rakennuksen käyttöikää, muuttaa tiloja uuteen käyttöön tai parantaa niiden toimivuutta? Pitääkö kiinteistön toiminnan jatkua korjausten aikana? Mitkä asiat ovat tilaajalle onnistumisen kannalta tärkeimpiä?

Kirjaa tarjouspyyntöön myös tiedossa olevat reunaehdot:

• investoinnille asetettu kustannusraami
• tavoiteltu valmistumis- tai käyttöönottopäivä
• korjausten aikana käytössä olevat tilat
• toiminnan keskeytyksiä ja työaikoja koskevat rajoitteet
• tilaajan päätöksentekoon vaikuttavat aikataulut

Näin tarjoaja voi arvioida, millaista johtamista, vaiheistusta ja asiantuntemusta juuri teidän hankkeenne tarvitsee.

2. Erota varmistetut lähtötiedot avoimista kysymyksistä

Korjausrakentamisessa kaikkia rakennuksen olosuhteita ei välttämättä tunneta tarjousvaiheessa. Olennaista on tehdä epävarmuudet näkyviksi, ei peittää niitä oletusten alle.

Liitä tarjouspyyntöön käytettävissä olevat kuntotutkimukset, suunnitelmat, korjaushistoria ja muut hankkeen kannalta olennaiset asiakirjat. Kerro myös niiden ajankohdat sekä tiedossa olevat puutteet.

Pyydä tarjoajaa kuvaamaan:

• mihin lähtötietoihin sen tarjous ja työmääräarvio perustuvat
• mitä oletuksia tarjouksessa on tehty
• mitä lisäselvityksiä tarvitaan ennen suunnittelu- tai toteutuspäätöksiä
• sisältyykö selvitysten valmistelu ja koordinointi tarjottuun palveluun

Selkeä lähtötietoluettelo auttaa ymmärtämään, mikä on jo tiedossa ja mikä voi vielä vaikuttaa työn laajuuteen, aikatauluun tai kustannuksiin.

3. Pyydä tehtävät ja vastuut näkyviin

Pelkkä maininta kokonaispalvelusta ei kerro, miten työ jakautuu käytännössä. Tarjouspyynnössä kannattaa pyytää tehtäväkohtainen kuvaus palvelun sisällöstä ja vastuurajoista.

Kysy ainakin:

• Kuka johtaa hankkeen kokonaisuutta ja toimii tilaajan yhteyshenkilönä?
• Kuka ohjaa suunnittelua ja valmistelee hankintoja?
• Miten kustannuksia, riskejä ja aikataulua seurataan?
• Mitä työmaavalvontaa toimeksiantoon sisältyy?
• Kuka arvioi muutosten vaikutukset ja valmistelee niitä koskevat päätökset?
• Mitkä tehtävät jäävät tilaajalle tai erikseen tilattaville asiantuntijoille?

Sovi myös raportoinnin sisällöstä ja tiheydestä. Tilaajan on saatava päätösten tueksi ajantasainen tilannekuva, ei ainoastaan tieto jo toteutuneista tapahtumista.

Jos tarjoaja tarjoaa asiantuntijapalvelujen lisäksi rakentamista, pyydä selventämään eri toimeksiantojen roolit, hankintojen päätöksenteko ja palkkioiden perusteet. Läpinäkyvät vastuut tukevat tilaajan edun valvontaa.

4. Tee hinnoista vertailukelpoisia

Alhainen tuntihinta ei yksin tarkoita edullista toimeksiantoa. Vastaavasti kiinteä palkkio ei kerro kokonaiskustannusta, jos palvelun rajaukset jäävät epäselviksi.

Pyydä kaikkia tarjoajia erittelemään samalla tavalla:

• palkkioon sisältyvät tehtävät
• arvioitu työmäärä tehtävittäin ja asiantuntijarooleittain
• tuntihinnat tai kiinteän palkkion perusteet
• mahdolliset matka-, järjestelmä- ja muut erilliskulut
• tarjouksen ulkopuolelle jäävät palvelut
• lisätyön määrittely ja hyväksymismenettely
• arvonlisäveron käsittely

Tuntihinnoittelussa tarvitaan tuntihinnan rinnalle realistinen arvio työn määrästä. Kiinteässä hinnassa on ymmärrettävä, millä oletuksilla hinta on annettu ja miten toimeksiannon muutokset käsitellään.

Pyydä lisäksi esimerkki kustannusraportista. Siitä pitäisi käydä selkeästi ilmi hankkeen budjetti, toteutuneet kustannukset, tehdyt sitoumukset ja ennuste lopullisesta kokonaiskustannuksesta.

Vertailun kohteena kannattaa pitää koko tarvittavaa palvelukokonaisuutta, ei tarjouksen pienintä hintariviä.

5. Arvioi hankkeeseen nimettävä tiimi

Yrityksen referenssit ovat tärkeitä, mutta hankkeen arjen hoitavat siihen nimetyt ihmiset.

Pyydä esittelemään ehdotetut vastuuhenkilöt, heidän tehtävänsä, kokemuksensa ja käytettävyytensä. Selvitä myös, miten jatkuvuus varmistetaan poissaolojen aikana ja miten mahdollisista henkilömuutoksista sovitaan tilaajan kanssa.

Referensseistä kannattaa tarkistaa, mitä tarjoaja ja ehdotetut henkilöt ovat kohteessa itse tehneet. Samankaltainen rakennus on hyödyllinen vertailukohta, mutta yhtä olennaisia ovat vastaava tehtävä ja hankkeen haasteet.

Esimerkiksi käytössä olevan toimitilan korjaaminen edellyttää erilaista valmistelua ja käyttäjäyhteistyötä kuin tyhjän kiinteistön peruskorjaaminen.

6. Pyydä kuvaus hankkeen käynnistämisestä

Tarjoajan toimintatapaa voi arvioida pyytämällä lyhyen kuvauksen hankkeen ensimmäisistä vaiheista.

Mitä kumppani tekisi ensimmäiseksi? Mitkä lähtötiedot tarkistettaisiin? Ketkä kutsuttaisiin aloituspalaveriin? Mitä päätöksiä tilaajalta tarvittaisiin, ja milloin ensimmäinen kustannus- ja aikataulutilanne esiteltäisiin?

Konkreettinen vastaus kertoo, miten yleinen palvelulupaus muuttuu käytännön työksi. Samalla näkyviin tulee, tunnistaako tarjoaja juuri tämän hankkeen keskeiset riskit ja päätöstarpeet.

Vertaa sisältöä ennen lopullista valintaa

Kokoa tarjouksista yhteinen vertailutaulukko, jossa näkyvät tehtävät, vastuut, nimetyt henkilöt, työmäärät, hinnat ja rajaukset. Pyydä epäselviin kohtiin kirjalliset täsmennykset ennen päätöstä.

Jos tarjoukset perustuvat eri oletuksiin, niiden hintojen suora vertailu voi johtaa harhaan. Yhtenäistä lähtökohdat ensin ja arvioi sen jälkeen, mikä kokonaisuus tukee parhaiten hankkeen tavoitteita.

Hyvin valmisteltu tarjouspyyntö ei poista korjausrakentamisen kaikkia epävarmuuksia. Se auttaa kuitenkin tunnistamaan ne ajoissa ja sopimaan, miten niitä hallitaan.

Projektinjohtoa korjaushankkeisiin Uudellamaalla

Catedral Group Oy tarjoaa korjausrakentamisen projektinjohtoa, rakennuttamista, suunnittelua ja valvontaa kiinteistönomistajille, yrityksille ja taloyhtiöille erityisesti Uudellamaalla ja Etelä-Suomessa.

Toimimme tilaajan strategisena kumppanina. Kokoamme hankkeen tarpeisiin sopivan asiantuntijatiimin ja tuomme työn sisällön, vastuut sekä hinnoittelun perusteet avoimesti esille. Tavoitteemme on hallittu ja kustannustehokas kokonaisuus laadusta tinkimättä.

Valmisteletko korjaushanketta tai sen tarjouspyyntöä? Kerro meille kohde, tavoite ja hankkeen tämänhetkinen vaihe. Keskustellaan siitä, millaista asiantuntijakokonaisuutta hankkeesi tarvitsee.