Kiinteistöhankkeen kumppania valittaessa palvelukuvaus ja palkkio ovat vasta osa kokonaisuutta. Omistajan kannattaa selvittää myös, ketkä työn tekevät ja miten yhteistyö toimii päätöksiä vaativissa tilanteissa.
Hankkeen valmistelussa vertaillaan osaamista, referenssejä ja tarjousten sisältöä. Samalla on hyvä pysähtyä käytännön kysymyksen äärelle: millaista tietoa ja tukea omistaja saa hankkeen aikana?
Projektinjohdon toimintamallin pitää olla riittävän konkreettinen, jotta tilaaja pystyy arvioimaan sen soveltuvuutta omaan hankkeeseensa.
Pyydä näkyviin hankkeen vastuutiimi
Selvitä, kuka toimii vastuuhenkilönä ja mitä hänen tehtäviinsä kuuluu.
Kysy myös, ketkä muut osallistuvat hankkeeseen, miten heidän osaamisensa vastaa kohteen tarpeita ja miten poissaoloihin varaudutaan. Aloituksen ja resursoinnin pitää perustua vahvistettuun tilanteeseen.
Nimetty tiimi antaa tilaajalle selkeämmän kuvan yhteistyöstä kuin yleinen kuvaus yrityksen koko osaamisesta.
Sovi, millaisen tilannekuvan saat
Raportoinnin sisältö kannattaa sopia ennen työn aloittamista.
Tilaajan päätöksentekoa tukevasta tilannekuvasta pitäisi löytyä ainakin:
- kustannusarvio ja sen keskeiset oletukset
- sovitut muutokset ja niiden vaikutukset
- aikataulun kriittiset kohdat
- avoimet kysymykset ja tunnistetut riskit
- seuraavat tilaajan päätökset
Olennaista on, että raportointi auttaa ymmärtämään, mitä pitää tehdä seuraavaksi. Pelkkä tieto jo tapahtuneesta ei vastaa kaikkiin omistajan tarpeisiin.
Kysy, miten muutokset valmistellaan päätettäviksi
Korjaushankkeen lähtötiedot voivat tarkentua suunnittelun ja toteutuksen aikana. Siksi kumppanin toimintatavasta kannattaa kysyä konkreettisesti.
Miten uusi havainto käsitellään? Kuka selvittää vaihtoehdot? Miten kustannus- ja aikatauluvaikutukset esitetään tilaajalle?
Kaikkeen ei ole heti tarkkaa vastausta. Silloinkin pitää erottaa varmistettu tieto alustavasta arviosta ja sopia, miten avoin asia selvitetään.
Tee tehtävien rajat näkyviksi
Rakennuttaminen, projektinjohto, valvonta ja rakentaminen ovat eri tehtäviä. Niiden sisältö ja vastuut pitää kuvata valitun toteutusmallin mukaisesti.
Jos sama yritys tarjoaa useampaa palvelua, tilaajan kannattaa varmistaa, missä roolissa yritys hankkeessa toimii ja mitä toimeksiantoon sisältyy.
Läpinäkyvyys koskee myös palkkioperusteita, hankintoja ja tilaajan päätösvaltaa.
Valitse omaan hankkeeseesi sopiva toimintamalli
Kaikki hankkeet eivät tarvitse samanlaista organisaatiota. Tiimi ja tehtävät kannattaa mitoittaa kohteen vaativuuden, hankevaiheen ja tilaajan omien resurssien perusteella.
Catedral Groupin toimintatavan lähtökohtia ovat nimetyt asiakasvastaavat, hankkeen tarpeisiin valittu resursointi ja avoimesti sovittu tehtäväsisältö. Korjausrakentamisen sekä suunnittelun ja toteutuksen osaaminen tukevat kokonaisuuden johtamista.
Etsitkö kumppania suunnitteilla olevaan hankkeeseen? Kerro meille kohteen lähtötilanne ja tarvitsemasi apu. Keskustellaan hankkeeseen sopivasta yhteistyöstä, vastuista ja resursoinnista.
