Kun valitset korjaus- tai perusparannushankkeelle projektinjohtokumppania, vertaat todennäköisesti kokemusta, referenssejä, palvelun sisältöä ja hintaa. Niiden rinnalla kannattaa kysyä yksi käytännön kysymys: ”Ketkä työn tekevät ja miten heidän työpanoksensa varmistetaan?”
Palvelukuvaus kertoo tehtävistä. Nimetty vastuutiimi tekee yhteistyöstä konkreettista. Tilaajan on tärkeää tietää jo ennen toimeksiantoa, kuka johtaa kokonaisuutta, millaista osaamista hankkeeseen osoitetaan ja keneltä saa ajantasaisen tiedon päätöksenteon tueksi.
Vaativassa korjausrakentamisessa nämä eivät ole vain yhteystietoja. Ne ovat osa hankkeen riskien, kustannusten ja aikataulun hallintaa.
1. Kuka vastaa hankkeen kokonaisuudesta?
Rakennushankkeessa on useita osapuolia, mutta tilaajalle kokonaisuuden on oltava selkeä. Kuka kokoaa suunnittelun, hankintojen ja toteutuksen tilanteen yhteen? Kuka nostaa esiin päätöstä vaativat asiat ja seuraa sovittujen toimenpiteiden etenemistä?
Pelkkä projektipäällikön nimi tarjouksessa ei vielä kerro riittävästi. Myös tehtävien, toimivallan ja vastuunjaon tulee olla ymmärrettäviä.
Ennen yhteistyön aloittamista kannattaa selvittää:
– kuka on tilaajan ensisijainen yhteyshenkilö
– mistä kokonaisuuksista hän vastaa
– mitä päätöksiä hän valmistelee ja mitkä kuuluvat tilaajalle
– miten muiden asiantuntijoiden työ liittyy kokonaisuuteen
Selkeä vastuunjako vähentää tilanteita, joissa tärkeä asia jää hoitamatta, koska jokainen olettaa sen kuuluvan jollekulle toiselle.
2. Mitä osaamista juuri tähän kohteeseen tarvitaan?
Hyvä tiimi ei ole mahdollisimman suuri, vaan hankkeen tarpeisiin oikein mitoitettu.
Korjausrakentamisessa osaamistarpeisiin vaikuttavat esimerkiksi rakennuksen kunto, suunnitelmien valmius, talotekniikan muutokset sekä se, jatkuuko kiinteistön käyttö töiden aikana. Yhdessä kohteessa korostuu rakenteiden tekninen selvittäminen, toisessa toteutuksen vaiheistus ja käyttäjien toiminnan turvaaminen.
Siksi kumppanilta kannattaa kysyä, miksi juuri ehdotettu tiimi sopii kyseiseen hankkeeseen. Mitä olennaisia riskejä tiimi tunnistaa? Mihin tarvitaan erityisasiantuntijaa? Milloin tämän osaamisen on oltava käytettävissä?
Oikea resursointi on myös kustannusohjausta. Liian kevyt miehitys voi viivästyttää päätöksiä ja riskien tunnistamista. Tarpeettoman raskas organisaatio puolestaan kasvattaa kustannuksia ilman vastaavaa hyötyä tilaajalle.
3. Miten saatavuus ja aloitus vahvistetaan?
Nimetty henkilö ja käytettävissä oleva henkilö eivät aina tarkoita samaa asiaa. Siksi tiimin saatavuus on syytä käydä läpi yhtä konkreettisesti kuin tehtäväluettelo.
Tilaajan kannattaa varmistaa, milloin vastuuhenkilöt voivat aloittaa, millainen työpanos hankkeeseen on suunniteltu ja miten resursointi muuttuu hankkeen eri vaiheissa. Esiselvitys, suunnittelun ohjaus, kilpailutus ja työmaavaihe edellyttävät erilaista osallistumista.
Myös tilaajan omat päätösajankohdat on hyvä tunnistaa. Jos hankinnan käynnistäminen edellyttää päätöstä tiettyyn päivään mennessä, päätösaineiston on valmistuttava riittävän ajoissa.
Kun aloitus, työpanos ja keskeiset määräajat kirjataan toimeksiantoon tai projektisuunnitelmaan, yhteistyö perustuu yhteiseen käsitykseen eikä oletuksiin.
4. Miten poissaoloihin ja muutoksiin varaudutaan?
Henkilökohtainen palvelu ja tuttu vastuuhenkilö ovat arvokkaita. Hankkeen jatkuvuus ei silti saa olla yhden ihmisen muistin tai tavoitettavuuden varassa.
Kysy kumppanilta, miten lomat, sairastumiset ja mahdolliset henkilövaihdokset hoidetaan. Kuka toimii sijaisena? Miten hän saa ajantasaisen tiedon? Miten sovitut ratkaisut, avoimet kysymykset ja päätökset dokumentoidaan?
Toimiva varautuminen edellyttää yhteisiä käytäntöjä: ajantasaista dokumentaatiota, selkeitä tehtävävastuita ja hallittua tiedonsiirtoa. Näin tilaajan ei tarvitse toimia hankkeen tietopankkina tai perehdyttää uutta henkilöä alusta asti.
Tavoitteena on jatkuvuus myös silloin, kun arki ei etene suunnitellusti.
5. Kuka pitää tilaajan ajan tasalla?
Projektinjohto ei ole vain tehtävien koordinointia. Sen on tuotettava tilaajalle ymmärrettävä tilannekuva ja riittävät tiedot päätöksentekoon.
Hyvä raportointi vastaa ainakin neljään kysymykseen:
– Missä mennään suhteessa budjettiin ja aikatauluun?
– Mitkä riskit tai muutokset vaativat huomiota?
– Mitä päätöksiä tilaajalta tarvitaan ja milloin?
– Mitä vaihtoehdot tarkoittavat kustannusten, laadun ja toteutuksen kannalta?
Raportoinnin vastuuhenkilö, rytmi ja sisältö kannattaa sopia heti alussa. Olennaista ei ole raportin pituus, vaan se, auttaako tieto tilaajaa toimimaan ajoissa.
Erityisesti kustannusmuutoksista tulee keskustella ennen kuin niihin liittyvät ratkaisut on tehty. Jälkikäteen annettu tieto ei enää tue vaihtoehtojen vertailua.
Selkeä rooli tekee vastuusta näkyvää
Catedral Groupissa asiakkuuksilla on nimetyt vastuuhenkilöt. Hankkeen tehtävät ja resursointi sovitaan kohteen tarpeiden perusteella: tilaajan käyttöön kootaan tarkoituksenmukainen osaaminen ilman tarpeetonta organisaatiota.
Tarjoamme rakennuttamista, projektinjohtoa, työmaavalvontaa, suunnittelua ja rakentamista. Palvelujen laajuus ei kuitenkaan korvaa selkeää sopimista. Jokaisessa toimeksiannossa on määriteltävä, missä roolissa toimimme, mitä vastuullemme kuuluu ja miten tehtävien väliset rajapinnat hoidetaan.
Korjausrakentamisen käytännön tuntemus auttaa arvioimaan suunnitelmien toteutettavuutta, ennakoimaan työmaan haasteita ja vertailemaan ratkaisuja tilaajan tavoitteiden näkökulmasta. Tekninen osaaminen tuottaa arvoa silloin, kun se on oikeaan aikaan hankkeen käytettävissä.
Valitse palvelukuvauksen lisäksi ihmiset ja toimintatapa
Projektinjohtokumppania valittaessa kannattaa katsoa tarjouksen tehtäväluetteloa pidemmälle. Pyydä näkyviin ehdotettu tiimi, vastuunjako, saatavuus ja yhteistyön käytännöt.
Kun nämä asiat ovat selvillä ennen aloitusta, tilaajalla on paremmat edellytykset arvioida, miten kumppani pystyy johtamaan juuri hänen hankettaan.
Etsitkö korjaus- tai perusparannushankkeellesi kumppania? Kerro Catedral Groupille kohteesta, aikataulusta ja tarvitsemastasi osaamisesta. Keskustellaan hankkeeseen sopivasta tiimistä, tehtävistä ja selkeästä vastuunjaosta.
